Cas d'usage

Conçu pour les équipes qui documentent au quotidien.

Quatre situations concrètes où Tutobox remplace l'assemblage manuel de captures et de paragraphes. Pour chacune : le contexte, le défi opérationnel, la solution Tutobox et les résultats attendus.

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Onboarding RH

Cibles · Responsable RH · L&D · Office manager
Contexte

Chaque arrivée nécessite une série de tâches outils : création des comptes, accès SI, paramétrage de la messagerie, des outils métier, des VPN. Ces procédures évoluent à chaque mise à jour logicielle et sont souvent transmises de manière informelle.

Défi
  • Procédures Word obsolètes, captures décalées
  • Sollicitation des seniors pour chaque nouveau
  • Pas d'archivage qualité, traçabilité limitée
Solution Tutobox
  • Procédures enregistrées par les sachants, à jour
  • Export PDF pour le livret d'accueil, MP4 pour le SIRH
  • Mise à jour = ré-enregistrer la séquence concernée
Temps de production −70 % Sur la création d'une nouvelle procédure d'onboarding.
Sollicitations sachants −50 % Réduction des questions répétitives lors de l'onboarding.
Délai de mise à jour < 10 min Pour adapter une procédure après changement d'outil.

Support IT

Cibles · IT helpdesk · Direction des systèmes d'information
Contexte

Le service support traite quotidiennement des dizaines de tickets récurrents : configuration de la messagerie, réinitialisation de mot de passe, accès VPN, installation d'imprimantes. Les réponses sont rédigées au cas par cas.

Défi
  • Temps passé sur les tickets de niveau 1
  • Multiples allers-retours par e-mail / téléphone
  • Base de connaissances incomplète ou dépassée
Solution Tutobox
  • Bibliothèque de procédures vidéo + PDF jointe au ticket
  • Lien direct à envoyer plutôt qu'une réponse manuelle
  • Intégration dans la base de connaissances (Confluence, Notion)
Tickets niveau 1 −40 % Sur les demandes ayant une procédure documentée.
Temps de résolution −60 % Réponse instantanée avec lien procédure.
Satisfaction utilisateur CSAT ↑ Procédure auto-suffisante, sans attendre un agent.

Procédures métier

Cibles · Responsable processus · Qualité · Comptabilité · Achats
Contexte

Les processus métier — saisie facture dans SAP, clôture mensuelle Excel, génération de rapports BI, validation d'achats — reposent sur des chemins précis dans des outils complexes. Les écarts d'exécution génèrent des erreurs comptables et qualité.

Défi
  • Chemins exacts difficiles à transmettre par écrit
  • Documentation qualité ISO à maintenir
  • Dépendance forte aux savoirs implicites
Solution Tutobox
  • Capture précise du chemin réel, étape par étape
  • Export PDF pour l'archivage qualité
  • Versioning : conserver l'historique des procédures
Erreurs d'exécution −30 % Sur les processus disposant d'une procédure visuelle.
Charge documentaire ÷ 3 Temps consacré à la rédaction de procédures qualité.
Audit qualité Traçable Historique des versions disponible à l'audit.

Formation continue

Cibles · Formateurs internes · Centres de formation · LMS managers
Contexte

Les modules de formation interne nécessitent supports écrits (slides), supports vidéo (cas pratiques), et fiches récapitulatives. Chaque support est habituellement produit séparément, à partir des mêmes sources.

Défi
  • Post-production vidéo coûteuse, peu réactive
  • Supports écrits décalés par rapport à la vidéo
  • Mise à jour difficile à chaque évolution d'outil
Solution Tutobox
  • Source unique : enregistrement du formateur
  • Génération slides PPTX + fiche PDF + capsule MP4
  • Diffusion directe sur LMS (SCORM en option)
Coût de production ÷ 4 Par module, comparé à un studio externe.
Délai de mise à jour 1 jour Vs. plusieurs semaines en production traditionnelle.
Couverture catalogue ×3 Nombre de modules produits par formateur et par mois.

Estimations indicatives basées sur les retours qualitatifs des bêta-testeurs Tutobox. Les résultats varient selon l'organisation, le périmètre et les processus existants.

Secteurs

Là où Tutobox apporte le plus de valeur.

Tout secteur dont les équipes opèrent dans des applications métier complexes peut bénéficier de Tutobox. Quatre secteurs en sont les premiers utilisateurs.

Santé
Dossier patient · facturation · qualité
Procédures DPI, gestion ARS, transmissions équipes pluridisciplinaires.
Industrie
ERP · qualité · maintenance
SAP, Sage, Cegid : chemins exacts pour les opérationnels et les nouveaux arrivants.
Services
Conseil · finance · juridique
Outils internes nombreux, fort taux de rotation, savoirs à capitaliser.
Secteur public
Collectivités · ministères · agences
Outils métier spécifiques, équipes distribuées, conformité documentaire.
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