Die Landschaft 2026
Drei Anbieter dominieren die automatische Prozessdokumentation: Scribe (Klick-Aufzeichnung, die zu Schritt-für-Schritt-Guides wird, weit verbreitet in US-Großunternehmen), Tango (Dokumentation, die zur In-App-Führung über Ihrer Software geworden ist) und Guidde (Demo-Videos mit KI-Sprecherstimme). Das sind gute Produkte — wenn Ihr Bedarf zu ihrem Modell passt.
Dieses Modell beruht auf drei strukturellen Entscheidungen: ein Abo pro Nutzer und Monat (in Dollar abgerechnet), eine englischsprachig ausgerichtete Oberfläche samt Support, und ein Hosting für den nordamerikanischen Markt. Ein europäisches KMU oder eine Verwaltung, die einige Dutzend Anweisungen pro Jahr erstellt, bezahlt diese drei Entscheidungen das ganze Jahr über.
Wo jedes Tool glänzt
- Scribe: große, geteilte Bibliotheken von Web-Guides aufbauen, mit einem ausgereiften kollaborativen Editor.
- Tango: Nutzer direkt in der Anwendung führen (Walkthroughs), über das statische Dokument hinaus.
- Guidde: vertonte Demo-Videos produzieren, wenn Video das erwartete Format ist.
- Tutobox: eine Bildschirmvorführung in ein professionelles, lieferbares Dokument (PDF, DOCX, PPTX) verwandeln, pro Stück bezahlt, auf Französisch und in 6 Sprachen.
Die Unterschiede, die für europäische Organisationen zählen
| Kriterium | US-Tools (Scribe, Tango, Guidde) | Tutobox |
|---|---|---|
| Preismodell | Monatsabo pro Nutzer, in Dollar, Jahresbindung für Teams (Preise auf den jeweiligen Websites). | Zahlung pro exportierter Anleitung, in Euro inkl. MwSt., ab 9,90 € — ohne Abo, ohne Bindung. Entwurf und Vorschau sind gratis. |
| Sprache | Oberfläche und Support zuerst auf Englisch; Übersetzungen je nach Tool unterschiedlich. | Oberfläche, Support und Dokumentation auf Französisch; Oberfläche in 6 Sprachen verfügbar (FR, EN, ES, DE, EL, IT). |
| Ergebnis | Guides auf deren Plattform gehostet, per Link geteilt; Exporte je nach Plan. | Eigenständige PDF-, DOCX- und PPTX-Dokumente: verteilbar per E-Mail, Intranet oder LMS, ohne Konto lesbar. |
| Daten | Hosting und Verarbeitung überwiegend in den USA, im Rahmen des Data Privacy Framework. | Primäre Hosting-Region in der EU; Unterauftragsverarbeiter (KI, Zahlung) in der Datenschutzerklärung dokumentiert, mit Standardvertragsklauseln. |
| Testkosten | Kostenlose Testphasen mit eingeschränkten Funktionen oder begrenzter Guide-Anzahl. | 1 vollständige Anleitung gratis bei der Registrierung, ohne Kreditkarte. |
Vergleich erstellt im Juli 2026 auf Basis öffentlicher Angaben der Anbieter; aktuelle Konditionen auf deren Websites prüfen.
Abo oder nutzungsbasiert: rechnen Sie nach
Die eigentliche Frage ist nicht „welches Tool ist das beste", sondern wie viele Dokumente Sie tatsächlich produzieren. Ein Abo pro Arbeitsplatz lohnt sich, wenn Dutzende Mitarbeitende kontinuierlich dokumentieren. Erstellt Ihre Organisation Anweisungen in Kampagnen — ein Onboarding vorbereiten, ein neues Tool ausrollen, ein Qualitätsaudit — zahlen Sie elf Monate Abo für einen Monat Nutzung. Das nutzungsbasierte Modell kehrt die Logik um: 0 € in ruhigen Monaten, einige Dutzend Euro in aktiven.
Risikofrei testen
Nehmen Sie Ihre meistgefragte Anweisung — die, die Sie bei jedem Neuzugang erneut erklären müssen. Erstellen Sie ein Konto (die erste Anleitung ist gratis), führen Sie die Aufgabe am Bildschirm aus und vergleichen Sie das erzeugte Dokument mit dem, was Sie heute von Hand erstellen. Die Funktionsweise ist auf der Seite „Wie es funktioniert" beschrieben, typische Einsätze (HR, IT, Fachbereich, Schulung) auf der Seite Anwendungsfälle.