Casos de uso

Diseñado para los equipos que documentan a diario.

Cuatro situaciones concretas en las que Tutobox sustituye el montaje manual de capturas y párrafos. Para cada una: el contexto, el reto operativo, la solución Tutobox y los resultados esperados.

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Incorporación de RR. HH.

Público · Responsable de RR. HH. · L&D · Office manager
Contexto

Cada incorporación requiere una serie de tareas en las herramientas: creación de cuentas, acceso al SI, configuración del correo, de las herramientas de negocio, de las VPN. Estos procedimientos cambian con cada actualización de software y a menudo se transmiten de manera informal.

Reto
  • Procedimientos Word obsoletos, capturas desfasadas
  • Se recurre a los seniors por cada nueva incorporación
  • Sin archivo de calidad, trazabilidad limitada
Solución Tutobox
  • Procedimientos grabados por los expertos, actualizados
  • Exportación PDF para el manual de acogida, MP4 para el SIRH
  • Actualizar = volver a grabar la secuencia correspondiente
Tiempo de producción −70 % En la creación de un nuevo procedimiento de incorporación.
Consultas a expertos −50 % Reducción de las preguntas repetitivas durante la incorporación.
Plazo de actualización < 10 min Para adaptar un procedimiento tras un cambio de herramienta.

Soporte de TI

Público · Helpdesk de TI · Dirección de sistemas de información
Contexto

El equipo de soporte gestiona a diario decenas de tickets recurrentes: configuración del correo, restablecimiento de contraseña, acceso VPN, instalación de impresoras. Las respuestas se redactan caso por caso.

Reto
  • Tiempo dedicado a los tickets de nivel 1
  • Múltiples idas y vueltas por correo / teléfono
  • Base de conocimiento incompleta o desactualizada
Solución Tutobox
  • Biblioteca de procedimientos en vídeo + PDF adjunta al ticket
  • Enlace directo para enviar en lugar de una respuesta manual
  • Integración en la base de conocimiento (Confluence, Notion)
Tickets de nivel 1 −40 % En las solicitudes con un procedimiento documentado.
Tiempo de resolución −60 % Respuesta instantánea con enlace al procedimiento.
Satisfacción del usuario CSAT ↑ Procedimiento autosuficiente, sin esperar a un agente.

Procedimientos de negocio

Público · Responsable de procesos · Calidad · Contabilidad · Compras
Contexto

Los procesos de negocio —registro de facturas en SAP, cierre mensual en Excel, generación de informes de BI, aprobación de compras— se basan en rutas precisas dentro de herramientas complejas. Las desviaciones de ejecución provocan errores contables y de calidad.

Reto
  • Rutas exactas difíciles de transmitir por escrito
  • Documentación de calidad ISO que mantener
  • Fuerte dependencia del conocimiento implícito
Solución Tutobox
  • Captura precisa de la ruta real, paso a paso
  • Exportación PDF para el archivado de calidad
  • Versionado: conservar el historial de los procedimientos
Errores de ejecución −30 % En los procesos que disponen de un procedimiento visual.
Carga documental ÷ 3 Tiempo dedicado a redactar procedimientos de calidad.
Auditoría de calidad Trazable Historial de versiones disponible para auditoría.

Formación continua

Público · Formadores internos · Centros de formación · Responsables de LMS
Contexto

Los módulos de formación interna requieren materiales escritos (diapositivas), materiales en vídeo (casos prácticos) y fichas resumen. Cada material suele producirse por separado, a partir de las mismas fuentes.

Reto
  • Posproducción de vídeo costosa y poco ágil
  • Materiales escritos desfasados respecto al vídeo
  • Difícil de actualizar con cada cambio de herramienta
Solución Tutobox
  • Fuente única: la grabación del formador
  • Generación de diapositivas PPTX + ficha PDF + cápsula MP4
  • Difusión directa en el LMS (SCORM opcional)
Coste de producción ÷ 4 Por módulo, en comparación con un estudio externo.
Plazo de actualización 1 día Frente a varias semanas en producción tradicional.
Cobertura del catálogo ×3 Número de módulos producidos por formador y por mes.

Estimaciones indicativas basadas en los comentarios cualitativos de los beta-testers de Tutobox. Los resultados varían según la organización, el ámbito y los procesos existentes.

Sectores

Donde Tutobox aporta más valor.

Cualquier sector cuyos equipos trabajen en aplicaciones de negocio complejas puede beneficiarse de Tutobox. Cuatro sectores son sus primeros usuarios.

Sanidad
Historia clínica · facturación · calidad
Procedimientos de HCE, gestión sanitaria, traspasos entre equipos multidisciplinares.
Industria
ERP · calidad · mantenimiento
SAP, Sage, Cegid: rutas exactas para los operarios y los recién incorporados.
Servicios
Consultoría · finanzas · legal
Numerosas herramientas internas, alta rotación, conocimiento que capitalizar.
Sector público
Entidades locales · ministerios · agencias
Herramientas de negocio específicas, equipos distribuidos, cumplimiento documental.
Su caso en la práctica

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